Die ECM-Services veredeln Ihre Sharepoint-Installation mit zahlreichen ECM-Funktionen.
Der Microsoft Office SharePoint Server 2007 ist eine sehr leistungsfähige Technologie-Plattform für unterschiedlichste Anforderungen und verfügt insbesondere mit MOSS 2007 über erweiterte Möglichkeiten im Bereich ECM, Workflow und Suche.
Mit den ECM-Services for SharePoint von d.velop veredeln Sie Micorosoft SharePoint zur zentralen Speicher- und Steuerungseinheit für geschäftskritische Dokumente und Prozesse und schaffen sich so eine ganzheitliche Lösung für Ihr Unternehmen.
Vollständigkeit durch leistungsstarke Systemintegration
Mit dem EAI Connector der ECM-Services integrieren Sie unterschiedlichste Systeme
oder Scan-Verfahren, wie SAP, Sage bäurer und Officeline,MS Dynamics Navision etc. nahtlos in die SharePoint-Welt. Mit dem EAI Connector ist nicht nur eine Dokumenten- und Datenübernahme aus denvorgenannten Systemen möglich, sondern auch eine vollständige Integration der Metadaten und Rechercheverfahren.
Alles im Aktenplan
Mit dem in SharePoint integrierten Aktenplan sind Sie in der Lage, die in Ihrem Unternehmen bekannten und etablierten, prozessbezogenen Aktenstrukturen über konfigurierbare Aktenpläne abzubilden. Richten Sie sich so Ihre Kunden-, Auftrags-, Produkt-, Versicherungs- oder Patientenakten ein. Mit diesem Aktenplan „klammern“ Sie die unterschiedlichen im SharePoint angelegten Dokumentenbibliotheken unterhalb Ihrer definierten Akte zusammen.
Mit nur einem Klick auf einen Aktenplan sehen Sie die Dokumente innerhalb einer Akte und weiterer Unterakten übersichtlich in einer Liste. Für einen optimalen Überblick werden zusätzlich die Metadaten zu jedem Dokument angezeigt. Der eingerichtete Aktenplan sorgt dafür, dass jedes Dokument, welches im SharePoint verwaltet wird, vollautomatisch mit den richtigen Akten verknüpft ist.
Alles auf einen Blick
Auf Basis Ihres Aktenplans stehen Ihnen komfortable und anpassbare Suchschablonen
zur Verfügung, die das prozessbezogene Suchen und ein hierarchisches Navigieren ermöglichen.
Alle abgespeicherten Dokumente können Sie mit dem Rendition-Service unabhängig von der Erzeugerapplikation in ein langzeitstabiles, revisionssicheres Format (TIFF,PDF, PDF/A) umwandeln. Auf Basis dieser normierten Formate lassen sich durch den Web-Imaging-Service Voransichten generieren, die die hierarchischen Navigationsmöglichkeiten auf Basis des Aktenplans um Thumbnails erweitern. So haben Sie alle prozessrelevanten Dokumente direkt im Blick.
Alles im Griff
Die übersichtliche, aktenbezogene Ansicht über Dokumente in unterschiedlichsten Dokumentenbibliotheken wird durch die Funktion Mehrfachansicht hervorragend ergänzt. Damit lassen sich sehr einfach alle prozessrelevanten Dokumente in der d.velop Visualisierungsapplikation „WebImageService“ öffnen. Vorbei ist die Zeit, in der sich unzählige Fenster des Acrobat-Readers öffnen. Über die Visualisierung hinaus können Sie die angezeigten Dokumente hier mit Hilfe von Annotationen (PostIT, Textmarker, Stift, Pfeile) bearbeiten, ohne das Originaldokument zu ändern.
Alles gesetzeskonform und revisionssicher
Die ECM-Services machen Ihren SharePoint zu einer zertifizierten, revisionssicheren Compliance Lösung. Sie sorgen dafür, dass Dokumente samt der Metadaten zuverlässig an den Compliance-Service übergeben werden, welcher die revisionssichere Langzeitarchivierung vornimmt. Im Vorfeld werden vom Administrator ECM-Archivierungsregeln festlegt. Diese unterscheiden sich hinsichtlich der Art der Ablage der Dateien, der Aufbewahrungszeit und des Ereignisses, welches die Archivierung auf den Plan ruft (interaktiv oder regelbasiert).
Diese gängigen Archivierungsregeln des SharePoint Records Centers werden durch die d.velop ECM-Services um rechtssichere Archivierungsmöglichkeiten erweitert. Hierzu gehört die wahlweise redundante Archivierung von Daten im Storage System und SharePoint Records Center, die Verlinkung einer im Storage System liegenden Datei oder die komplette Auslagerung von Dateien.
Darüber hinaus bieten Ihnen die ECM-Services die Möglichkeit zur rechtskonformen Speicherung von Dokumenten in Systemen wie NetApp, IBM, EMC Centera oder d.cas. Parallel zu der Originaldatei werden über die ECM-Services konvertierte TIFF, PDF oder PDF/A Dateien archiviert. Beim Anzeigen der Ergebnisse wird kein Unterschied zwischen Dokumenten aus SharePoint oder dem Storage System gemacht.
Beide Systeme sind perfekt integriert.