Besucher– und Ressourcenmanagement
Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Um bei Ihren Besuchern für einen professionellen Eindruck zu sorgen, haben wir ein Besucher– und Ressourcenmanagement entwickelt, mit dem Sie gleich beim Eintreffen Ihrer Besucher souverän auftreten können. Eine standardisierte und einfache Besucherkartenerstellung mit dem passenden Corporate Identity beschleunigt Ihre alltäglichen Arbeitsprozesse und unterstützt Sie auch bei weiteren Planungen.
Jeder Mitarbeiter kann über das Verwaltungsportal einfach Besprechungsräume buchen, Ressourcen wie z.B. Beamer anfordern oder auch Catering buchen. Entsprechende Workflows sorgen dafür, dass alle Beteiligten informiert werden und der Besuchstermin reibungslos abläuft.
Die Besprechungsteilnehmer selbst erhalten eine automatisch generierte E-Mail mit dem Termin und den gewählten Ressourcen. Jeder Empfänger wird aufgefordert diese E-Mail mit Zu- oder Absage zu bestätigen. Selbstverständlich kann der Eintrag in den Outlook Kalender übernommen werden.
Mit einfach zu verwaltenden Reportingfunktionen und aktuellen Informationen zum Besucher- und Ressourcenmanagement unterstützt Sie unsere Lösung durchgängig in Ihrer gewohnten Office- und SharePoint-Umgebung.
Features Besuchermanagement
- Erfassung der Besucher
- Ausdruck von Besucherkarten (Tages-/ Dauerkarten)
- Alternativ: Zuordnung einer elektronischen Karte/Scan
- Check in/out der Besucher mit Zeitstempel
- Liste anwesender Besucher
- Reportfunktionen
- Excel Auswertungen
Ressourcenmanagement
- Verwaltung von Besprechungsräumen mit Ausstattung
- Verwaltung mobiler Ressourcen (Beamer, Notebooks, …)
- Verwaltung von Serviceleistungen (Kaffee, Catering, …)
- Buchung von Besprechungsräumen
- Optional: Buchung von mobilen Ressourcen und Ser-viceleistungen
- Teilnehmereinladung via E-Mail
- E-Mail-Benachrichtigung der Serviceleistun-gen (kumuliert pro Tag)
- Kalenderansichten mit Verfügbarkeiten
Technische Voraussetzungen
- Microsoft SharePoint Foundation 2010
- Microsoft SharePoint Server 2010
- Microsoft Word (ab Version 2007)