Die mitgelieferten Dokumentenkonverter des SharePoints unterstützen nur bestimmte Office-Formate. Was aber, wenn Sie z.B. eine CAD-Zeichnung in eine langzeitstabiles Format überführen müssen? Hier setzen die Rendition Services for SharePoint an.
Von zentraler Bedeutung für ein Dokumenten Management und Archiv System ist der allgemeine und langfristige Zugang zu den Informationen. Die Rendition Services for Sharepoint sind die zentrale Instanz für die Konvertierung von Dokumenten in langfristig verfügbare Formate wie TIFF oder PDF.
Hiermit werden zwei Anforderungen erfüllt:
Zum einen ist sicherzustellen, dass alle Anwender auf alle für sie wichtigen Dokumente zugreifen können. Dies scheitert oft daran, dass in unterschiedlichen Abteilungen unterschiedliche Software eingesetzt wird. Mitarbeiter aus der Technik können so Buchungen im SAPSystem nicht einsehen und Mitarbeiter in der Buchhaltung technische Zeichnungen nicht öffnen. Dies führt dazu, dass der wichtige Blick auf den Gesamtprozess nicht möglich ist.
So verwundert es nicht, dass in vielen Firmen ein sehr hohes Optimierungspotenzial darin steckt, Informationen abteilungsübergreifend bereitzustellen und Prozesse über die Grenzen der Abteilungssoftware hinweg abzubilden. Die Rendition Services bilden die Grundlage hierfür.
Zum anderen gewährleistet der Konvertierungsdienst die langfristige Verfügbarkeit von Informationen. Aufbewahrungsfristen für Dokumente fordern bis zu 30 Jahre Zugriff. Die Lebenszyklen heutiger Softwareprodukte im Office-Umfeld sind sehr kurz. Eine aktuelle Büroanwendung kann oft die Formate einer 10 Jahre alten Vorgängerversion nicht mehr lesen – sofern es die Firma überhaupt noch gibt. Daher ist es zur Wahrung der gesetzlichen Auflagen unabdingbar, die Dokumente in einem langfristig verfügbaren Format abzulegen. Traditionell spielt hier TIFF die wichtigste Rolle, Adobe möchte PDF/a aber zu einer starken Alternative machen.
Die Rendition Services unterstützen daher sowohl TIFF als auch PDF.
Als ECSpand Partner bietet die amexus Informationstechnik bereits seit der ersten ECSpand Version der d.velop Consulting, Implementierung, Support und Schulung für die unterschiedlichen ECSpand Module. Unsere zertifizierten Consultants haben sowohl langjährige SharePoint als auch ECSpand Projekterfahrung. Fordern Sie entsprechende Referenzen aus unterschiedlichen Branchen gerne bei uns an.
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