Sparen Sie Zeit, minimieren Sie den Posteingang-Verkehr und halten Sie Ihre Projekte auf Kurs durch automatische, angepasste und abhängige E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen an Benutzer oder an ein Gruppe von Benutzern.
SharePoint Alerts welche sie schon immer haben wollten.
Alerts in SharePoint werden häufig nur unzureichend genutzt. Einer der Hauptgründe ist, dass Benutzer oft mit unnötig vielen Benachrichtigungen überschwemmt werden. Somit nimmt die Bedeutung von Alerts natürlich ab. Das Alert Plus Webpart gibt den Benutzern die Möglichkeit nur Meldungen zu erhalten die spezielle, definierte Bedingungen erfüllen. Dies hilft Ihren Benutzern ihre Aufgaben effizienter und konsequenter zu verwalten.
Sie können das Alert Plus Webpart ganz einfach einrichten und erhalten maßgeschneiderte Benachrichtigungen welche Ihre definierten Bedingungen erfüllen oder wenn in einer SharePoint Liste Änderungen vorgenommen werden, z.B. eine Aufgabe wurde in das Portal hinzugefügt oder Aufgaben sind fällig bzw. überfällig oder wenn neue Versionen eines Dokuments in einer Dokumentenbibliothek neu hinzugefügt wurde welches welches geprüft werden muss.
Was macht es?
Das Alert Plus Webpart bietet zusätzliche Funktionen die über die grundlegenden SharePoint Listen Alerts hinausgehen, so dass Sie noch weitere, spezifische Meldungen generieren können. Zu diesen Funktionen zählen:
- Wird jetzt auf SharePoint Foundation 2010 und SharePoint Server 2010 unterstützt. Neu!
- Planung der Benachrichtigungen durch eine Listen-basierte, benutzerfreundliche Oberfläche.
- Alerts-Einstellungen auf Listen die ein Datum- oder Auswahlfeld haben.
- Erstellung von flexiblen Alert Bedingungen wie Erinnerungen für bevorstehende Termine, überfällige Posten oder Änderungen des Status eines Elements.
- Generiert E-Mail-Benachrichtigungen welche auf bedingten Kriterien von Listenfeldern basieren.
- Das Kombinieren von Bedingungen durch UND/ODER Operatoren.
- Anpassen von HTML-basierten E-Mail-Vorlagen per Alert - auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.
- Versenden von E-Mails an Benutzer einer E-Mail Spalte in der Liste oder zu einer Gruppe von Benutzern.
- Email-Benachrichtigung über SMTP-Mailserver.
- Einrichtung von Meldungen auf einer aggregierten Datenansicht welche mit dem Bamboo List Rollup Webpart erstellt wurde.
- Definiert geplante E-Mail-Benachrichtigungen für Benutzer und Gruppen ohne Eingreifen des Benutzers.
- Enthält Spaltenwerte in der Meldungs-E-Mail von dem Item welches vom Alert generiert wurde.
- Konfigurieren Sie die Zeit zwischen einer anfänglichen E-Mail-Benachrichtigung und wiederkehrender Nachferfolgungs-E-Mail Alerts.
- Mehrere Optionen für die Auswahl von Empfängern von Alerts.
- Sendet mehrere Alerts auf der gleichen Liste in einer zusammengefassten E-Mail-Benachrichtigung.
- Verteilungslösung steht zur Verfügung. Jetzt können Sie das Webpart auf einem Front-End-Server installieren und es ist auf allen Web-Front-End-Servern in Ihrer Server-Farm verfügbar.
- Benutzerfreundliche CAML Erstellung von Abfragen für erweiterte Benachrichtigungen.
- Sendet eine Benachrichtigung, wenn ein Element gelöscht wird.
- Sendet eine Meldung wenn Spalten-Daten verändert werden wie z.B. der Status von "In progress" zu "Waiting on someone else."
- Alert Plus und Alert Subscriber Webpart-Fehler werden in der gleichen Log-Datei protokolliert.
- Nutzt eine selbstentpackende EXE-Datei um das Produkt zu installieren.
Wie arbeitet es?
Von der Alert Plus Benutzeroberfläche wählen Sie die Liste von der Sie Alerts erhalten möchten aus einer beliebigen Site in einer Site-Collection oder von einer Datenansicht die mit dem List Rollup Webpart aggregiert wurde. Dann legen Sie fest was die Meldung auslösen soll: Wenn ein Element erstellt oder modifiziert wurde, wenn es erstellt und modifiziert wurde oder wenn das Element einfach nur in der Liste vorhanden ist. Sie können dann einrichten wie oft Sie benachrichtigt werden möchten: So schnell wie möglich, jede Stunde, jeden Tag oder jede Woche. Danach konfigurieren Sie welches Element die Meldung auslöst: alle Elemente, Elemente in einer Liste oder einige Elemente. Die Wahl "Elemente in einer Liste" ermöglicht Ihnen die Auswahl einer spezifischen Listen-Ansicht für die selektierte Alert-Liste. Die Auswahl "Einige Elemente" erlaubt Ihnen die Einrichtung einer CAML-Abfrage welche die Bedingungen festlegt wann die Benachrichtigung gesendet werden soll. Zum Beispiel können Sie eine CAML-Abfrage so einrichten, dass die Meldung einen Tag vor dem Fälligkeitstag verschickt wird oder wenn der Status auf "In Progress" steht.
Sobald das Alert-Ereignis eingerichtet ist, können Sie die Empfänger der Meldungen konfigurieren. Wählen Sie wohin die Alerts gesendet werden sollen: zu Ihnen, eine feste Gruppe von Benutzern oder E-Mail-Adressen, Mitglieder einer Kontaktliste, Mitglieder von einer SharePoint Site, Cross-Site-Gruppe oder an Lookup-Mail-Adressen von einer anderen Liste.
Sobald die Empfänger eingerichtet sind, können Sie Ihre E-Mail Vorlagen, basierend auf Ihre ausgewählten Meldungsauslöser, anpassen. Enthalten sind Listenspalten Daten, Listenelement und Links zu der Site oder Liste bzw. Listenelement.
Zusätzliche Optionen für dieses Webpart beinhalten benutzerdefinierte Alert-Planungen pro Alert, Terminplanung wie oft eine follow-up E-Mail Benachrichtigung für die gleiche Meldung versendet werden soll wenn keine Maßnahmen getroffen worden sind, inklusive der Links auf die Website oder das Item. Sie können auch alle Alerts des eingeloggten Benutzers in einer Webpartansicht anzeigen lassen (Eingebaut als eine separate Komponente).
Technisch gesehen, wie funktioniert es?
Benutzer konfigurieren Benachrichtigungen über das Alert Plus Webpart welches die Alarmeinstellungen in die Alert Plus Konfigurationsliste schreibt. Die Alert Plus Engine enthält einen Hintergrund-Dienst der den Inhalt einer oder mehrerer Alert Plus Konfigurationslisten überwacht. Es plant Alerts durch die Identifizierung neuer oder aktualisierter Datensätze in der Alert Plus Konfigurationsliste und fügt neue geplante Aufgaben in den Windows Planer hinzu. Sobald die Alert Plus Engine die geplante Aufgabe gestartet hat, wird die Alert Plus Konfigurationsliste abgefragt und generiert die entsprechende E-Mail-Benachrichtigung. Die Alert-E-Mails werden über das Netzwerk per E-Mail SMTP-Server gesendet. Die Alert Plus Engine schreibt die Ergebnisse der Alert Rückläufe in die Alert Plus Konfigurationsliste. Dies ermöglicht Benutzern den Status von jedem Durchlauf anzusehen.
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