Erstellen Sie eine einfach zu pflegende, automatisierte Bibliothek von PDF-Dateien für jede Dokumentenbibliothek!
Wenn Sie nur Lese-Versionen von Microsoft Office Dokumenten kontrolliert verteilen möchten, ist der Office to PDF Conversion Solution Accelerator genau das, wonach Sie suchen. Mit Office to PDF kann Ihr Portal Konvertierungen automatisch erstellen, entweder nach einem festgelegten Zeitplan oder wenn Dokumente aktualisiert werden. Office to PDF ist ein integriertes, flexibles System, das Ihnen ermöglicht die Konvertierung auf einen anderen Server auszuführen, wenn Sie Ihren SharePoint Server nicht weiter belasten möchten.
Das Beste von allem: Mit dem Office to PDF wird die Konvertierung zu einem Kinderspiel. Es läuft eine Konfigurationsliste, mit der Sie die Konvertierung anpassen können (beinhaltet einige oder alle Versionen des Dokuments, fügt Metadaten hinzu, etc.) und überprüft die Liste aller fehlgeschlagenen Konvertierungen. Verbringen Sie Ihre Zeit nicht mit Interaktionen Ihrer Software sondern lehnen Sie sich einfach zurück, während automatisierte Workflows Ihre Quelldokumente schützen und Ihre PDF-Bibliothek aktuell hält.
Was macht es?
Hier sind nur einige der Funktionen des Office to PDF Solution Accelerator:
- Automatische Konvertierung von Office und anderen Dokumenten in PDF.
- Arbeitet mit einem Scheduler, basierend auf dem Windows NT Scheduler, für die Konfiguration wann und wie oft Ihre Dokumente in PDF konvertiert werden sollen.
- Arbeitet mit einem Scheduler, basierend auf dem Windows NT Scheduler, für die Konfiguration wann und wie oft Ihre Dokumente in PDF konvertiert werden sollen.
- Erkennt, wenn ein Dokument hinzugefügt oder geändert wurde und führt die Konvetierung sofort aus.
- Kann automatisch eine oder alle Metadaten-Felder aus der Master-Bibliothek kopieren und hält die Synchronisierung der Metadaten aktuell.
- Ermöglicht Ihnen, die Master-Bibliothek auf einer beschränkten Website zu speichern.
- Beinhaltet Support für viele Microsoft Office 2007-Dateitypen (.docx, xlsx, pubx). - NEU!
- Enthält eine Option für die Anzeige der entsprechenden PDF, verfügbar im SharePoint Bearbeitungs-Drop-Down-Menü für jedes Dokument in der Master Bibliothek.
- Stärken Sie Ihren Conversion Server mit Open Office oder Microsoft Office 2007 für die maximale Kompatibilität.
- Ermöglicht Ihnen die Konvertierung auf einem anderen Server auszuführen, falls gewünscht.
- Bietet eine einfache Prüfung mit einer automatischen Überprüfung fehlgeschlagener Konvertierungen für eine einfache Fehlersuche.
Wie kann es für mich arbeiten?
Dieser Solution Accelerator ist ein leistungsstarkes, automatisiertes Tool, das Ihnen ermöglicht, Ihre vorhandene SharePoint Infrastruktur für die wichtige, aber mühsame Aufgabe der Dokumentenkontrolle zu nutzen. Wenn Sie interne Dokumente über das Portal verteilen, ist das letzte was Sie sehen wollen mehrere Versionen von Quelldokumenten (.doc, .xls. usw.), die von den Benutzern getauscht werden. Am schwierigsten ist es - ohne eine zentrale Dokumenten Behörde - für den Endnutzer zu erkennen, ob ein Dokument aktuell oder offiziell ist.
Office to PDF verändert dies alles. Durch das Speichern Ihrer Quelldokumente in eine private "Master"-Bibliothek und Weiterleitung als nur Lese PDF in eine öffentliche "Ziel"- Bibliothek, entfernen Sie die gefundenen Dokumente aus dem Verkehr, so dass nur autorisierte Benutzer mit Zugriff auf die Private Bibliothek Veränderungen vornehmen können. Ohne eine automatisierte Lösung wie dem Office to PDF ist das manuelle Verfahren sehr aufwändig. Glücklicherweise beseitigt das Office to PDF die manuelle Konvertierung und den Datei-Umzug. Die Umwandlung erfolgt automatisch und die Verteilung von Nur-Lese-Versionen der Quelldateien sobald sie aktualisiert sind. Autoren müssen nichts anderes tun; nur update/Autor, check in and weiter gehen. Unterdessen werden alte Versionen von der öffentlichen Bibliothek gezogen, neue Versionen sind sofort verfügbar und wertvolle Metadaten (Datum, Version, Abteilung, Autor, etc.) sind in der verteilten Kopie enthalten, so dass Nutzer nichts vermissen. Office to PDF gibt Ihnen alle Vorteile eines starken, einheitlichen Dokumenten-Steuerungssystem ohne die Autoren zu belasten oder IT-Ressourcen zu binden.
Wie arbeitet es?
Der Office to PDF Conversion Solution Accelerator hat zwei Hauptteile: Den Conversion Activator und den Conversion Server. Der Conversion Activator ist auf dem SharePoint Server installiert und umfasst die Konfiguration und Terminplan Liste, Services und Software für die Kommunikation mit dem Bamboo Conversion Server. Der Conversion Server ist auf einem separaten physikalischen Server installiert um die Last der Umwandlung bei einer großen Anzahl von Dateien besser zu verteilen und zu verarbeiten. Sobald der Conversion Activator auf dem SharePoint Server installiert ist, müssen Sie zu der Conversion Konfigurations-Liste navigieren und die Konvertierungs-Einstellungen erstellen für jede der Convertierungstypen, die Sie konvertieren möchten (z.B. DOC zu PDF, XLS zu PDF oder PPT zu PDF). Diese Einstellungen umfassen die interne URL zur Master Dokumentenbibliothek und die Ziel PDF Dokumentenbibliothek, egal ob sie alle Versionen von jedem Dokument konvertierem möchten oder nur die aktuellsten (vorausgesetzt die Versionierung für die Master Dokumentenbibliothek ist eingeschaltet) und die Terminplanung wann und wie oft die Konvertierung laufen soll. Außerdem können Sie angeben, ob ein Dokument umgewandelt wird sobald es hinzugefügt oder geändert wird und Sie können jedes Mal, wenn der Zeitplaner läuft, spezifische Metadaten Spalten oder alle Spalten von der Master Bibliothek in die Zielbibliothek kopieren. Sie können diese Liste auch nutzen, um den Status, Datum und Uhrzeit der letzten Konvertierung und eventuelle Fehler, die während der Konvertierung aufgetreten sind, überprüfen. Nach Einrichtung jeder Konvertierungs-Konfiguration können Sie mit der Konvertierung Ihrer Dokumente in die Master Bibliothek beginnen.
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