Dokumentenmanagement und Archivierung
Bei dem mittelständischen Unternehmen aus der Logistikbranche treffen täglich mehrere hundert Dokumente in Papierform ein, die entsprechend bearbeitet und archiviert werden müssen. Primär handelt es sich um Frachtbriefe, Lieferscheine und Rechnungen. Bisher wurden diese Schriftstücke von den Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung an die entsprechenden Abteilungen zum Teil persönlich weiter gereicht. Dabei kam es immer wieder vor, dass aufgrund von Zeitverzögerungen etc. die Bearbeitung nicht zeitnah erfolgen konnte und somit wichtige Vorgänge nicht rechtzeitig erledigt oder Rabatte und Skonti nicht in Anspruch genommen werden konnten. Durch das manuelle Abheften in Aktenordner wurde viel Zeit verwendet, die an anderer Stelle fehlte. Da sich das Archiv im Keller befindet, ist das Suchen nach bestimmten Dokumenten sehr aufwändig und zeitraubend. Zu den genannten Papierdokumenten fallen vermehrt auch Dokumente in digitaler Form an. Um all diese Dokumente einheitlich zu verwalten, wurde beschlossen ein digitales Archivierungssystem einzuführen.
Die Anforderung des Unternehmens war eine einheitliche, leicht zu bedienende Anwendung mit Scan- und Workflowfunktionalitäten einzusetzen. Die Suche nach relevanten Geschäftsdaten sollte schnell und effizient sein und die rechtlichen Bestimmungen erfüllen.
Auf Basis des Microsoft Office SharePoint wurde ein Archivierungssystem realisiert, welches die Dokumente durch ein stapelverarbeitendes Scannen in das System importiert. Durch unterschiedliche, an die Anforderungen des Kunden angepasste Workflows werden diese Dokumente zur zeitnahen Bearbeitung an die entsprechenden Stellen des Unternehmens weitergeleitet. Nach der vollständigen Bearbeitung können die Dokumente im Dokumentenmanagementsystem abgelegt und schlussendlich revisionssicher archiviert werden. Ein strukturierter, anpassbarer Aktenplan ermöglicht eine schnelle und effiziente Suche mit der Möglichkeit nach bestimmten Kriterien zu filtern.
Sehr schnell wurde durch die einfache und intuitive Benutzeroberfläche eine hohe Akzeptanz der Mitarbeiter erzielt. Der Zeitaufwand für die Bearbeitung der einzelnen Dokumente hat sich drastisch reduziert. Insgesamt konnten die Kosten durch die erhebliche Zeitersparnis reduziert und die Zufriedenheit der Mitarbeiter und der Geschäftsleitung erhöht werden.