Vertragsmanagement
Ein europaweit agierendes Unternehmen aus dem Bereich der erneuerbaren Energien, welches unter anderem Windkraftanlagen und Parks betreibt, hat für diese Anlagen unterschiedliche Vertragsarten die überwacht und verwaltet werden müssen. Aufgrund der stetig wachsenden Anzahl neuer Windräder und damit verbundener Verträge wurde die Verwaltung immer komplexer und aufwändiger. Es kam wegen der mangelnden Transparenz immer wieder zu Versäumnissen bei Kündigungsfristen oder Vertragsänderungen.
Zur Optimierung der Vertragsvorgänge wurde beschlossen ein Vertragsmanagement einzuführen um die Fehler und Kosten zu minimieren. Das System muss die Anforderungen der Fristenkontrolle, Vertragsvorlagen und Workflowfunktionalitäten erfüllen.
Sehr schnell wurde sich für eine Lösung auf Basis des Microsoft Office SharePoint Servers entschieden. Nicht nur weil unsere Lösung alle Anforderungen erfüllt, sondern auch weil jederzeit Änderungen und Erweiterungen realisiert werden können. Für jede Vertragsart stehen entsprechende Vorlagen zur Verfügung, die entsprechend ausgefüllt und modifiziert werden können. Selbstverständlich besteht die Möglichkeit Metainformationen für die ausgewählten Datensätze zu hinterlegen. Ein automatischer Genehmigungsworkflow garantiert eine zeitnahe Bearbeitung aller beteiligten Personen. Durch das Fristenmanagement werden rechtzeitig Meldungen generiert um entsprechende Maßnahmen zur Vertrags- Kündigung oder Änderung zu ergreifen.
Durch die einfache Erstellung und Verwaltung aller Verträge und der Fristenüberwachung konnten die Kosten und der Zeitaufwand deutlich gesenkt werden. Die Zufriedenheit der Kunden und Partner sowie die Akzeptanz der Mitarbeiter wurden erheblich verbessert.